Digitale
Akten

Essenziell bei der Digitalisierung eines Unternehmens ist die digitale Aktenverwaltung. Die Dokumentensuche frisst bei der manuellen Ordnerstruktur viel Zeit und manchmal auch Nerven. Digitale Aktenverwaltungsprogramme oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten eine unschlagbare Lösung, um Suchprozesse zu verkürzen und den Arbeitsablauf zu beschleunigen. Dank ihrer intelligenten Strukturierung und vielfältigen Suchfunktionen sind sie wahre Helfer.

Dokumente managen – rechtssicher, umweltschonend und digital

Befreien Sie sich von veralteten Archivierungspraktiken, chaotischen Dateiablagen und unübersichtlichen Ordnern. Mit uns behalten Sie die Kontrolle über Ihre Dokumente und legen den Grundstein für eine effiziente Digitalisierung.

Grundlagen der
digitalen Akte

Fixed positioned element

1. Eingehende Dokumente

Im ersten Schritt haben wir das digitale Dokument. sollte, da selbsterstelle oder eingegangene Dokument nicht digital sein, muss es gescannt werden.

2. Ablage

Im Anschluss erfolgt die Ablage im zentralen digitalen Archiv.

3. Eingliederung

Anhand Ihrer vorbestimmten Attribute werden die Dokumente automatisiert in Ihre vorhandenen digitalen Akten einsortiert oder Sie können eine neue Akte anlegen.

4. Arbeitsplatz

Jetzt kann die Arbeit für Sie losgehen. Die Dokumente stehen dem zuständigen Personal für die Prüfung, Bearbeitung, Freigabe, Weitergabe und Recherche zur Verfügung.

Effizientes Dokumentenmanagement: leicht gemacht

Unsere Lösung bietet Ihnen eine umfassende Auswahl an Softwarekomponenten, die eine mühelose Bearbeitung, strukturierte Verwaltung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten ermöglichen. Dank der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben steigern Sie Ihre Produktivität rasch und können sich anderen Tätigkeiten widmen. Mit der Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, sei es im Homeoffice oder unterwegs, gewährleisten wir höchste Sicherheit, unter anderem durch das Cloud-System. Dadurch wird die Verwaltung Ihrer Informationen effizienter und die Archivierung erfolgt revisionssicher.

Vorteile der
Digitalen Akte

Standort- und Zeitunabhängig
Ab sofort können Sie von überall aus und permanent auf Ihre Dokumente zugreifen.
Umfangreiche Suchfunktion
Schnelle Suche durch Verschlagwortung und OCR-Erkennung.
Nahtlos Integrierbar
in Drittsysteme wie bspw. SAP, Microsoft 365 oder Salesforce.
Transparent und strukturiert
Sie erhalten einen schnellen Zugriff auf alle Informationen. Akten und Dokumente werden automatisiert verknüpft. Sie erhalten alle Informationen in einer Akte.
Sichere Dokumentenarchivierung
durch eine revisionssichere Ablage werden Compliance-Anforderungen (DSGVO und GoBD) erfüllt, zudem ist eine langzeitstabilie Aufbewahrung gewährleistet.
Zentrale Dokumentenverwaltung
Sie haben die Möglichkeit Ihre Ordner und Dokumente zentral abzulegen und wiederzufinden.
Vereinfachte Zusammenarbeit
Ihre Mitarbeiter, auf Wunsch auch externe Partner, können unternehmensübergreifend und zeitgleich zusammenarbeiten.
Krisensicher, auch im Homeoffice
dank des cloudbasierten Dokumentenmanagements-Systems.
Beschleunigte Workflows
Lästige und wiederkehrende Aufgaben nimmt Ihnen das DMS einfach ab. Freuen Sie sich über eine höhere Arbeitskapazität bei einer höheren Produktivität.

Das Dokumentenmanagement als Grundbaustein für Ihre Digitalisierung nutzen

Unsere Dokumentenmanagement-Lösung legt den Grundbaustein für die fortlaufende Digitalisierung Ihres Unternehmens. Statt auf verschiedene Systeme gleichzeitig zurückzugreifen, integrieren Sie unsere Lösung nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur. Dadurch bleibt das Nutzerinterface für Ihre Mitarbeiter unverändert. Mit unseren Erweiterungen können Sie alle notwendigen Vorgänge in Ihrem Unternehmen abbilden.

Unsere Empfehlung zu Erweiterung

Die Vielfalt der
Digitalen akten

Auftragsakte

Auftragsakte

Die digitale Auftragsakte wird verwendet, um Aufträge zu strukturieren und zu verwalten. Sie enthält Auftragsinformationen, Produktionsunterlagen, Protokolle und Verträge, die jeweils einem bestimmten Auftrag zugeordnet sind.

Bauakte

Bauakte

Mit der digitalen Bauakte haben Sie jederzeit Zugriff auf sämtliche Informationen Ihrer Baustellen. Unsere Lösung stellt Ihnen die ideale Plattform für sämtliche Anforderungen bereit: von einem digitalen Bautagebuch bis hin zu automatisierten Workflows zur Bewältigung regelmäßiger Aufgaben und intelligentem E-Mail-Management.

KFZ-Akte

KFZ-Akte

Verwalten Sie mit der digitalen KFZ-Akte mühelos sämtliche Dokumente bezüglich Ihrer Fahrzeuge, einschließlich Rechnungen, Tankbelege, Versicherungspolicen, Zulassungsdokumente und Unfallgutachten.

Lieferantenakte

Lieferantenakte

Alle relevanten Informationen eines Lieferanten sind in der digitalen Lieferantenakte zentralisiert. Diese Daten stammen aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, dem Internet usw. Beispiele für den Inhalt dieser Akte umfassen Einkaufsinformationen, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen usw.

Maschinenakte

Maschinenakte

Jederzeit können Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle in der digitalen Maschinenakte standortunabhängig eingesehen werden.

Personalakte

Personalakte

Alle Dokumente im Zusammenhang mit Mitarbeitern und Arbeitsverhältnissen werden in der digitalen Personalakte gebündelt.

Produktakte

Produktakte

Der Produktlebenszyklus wird umfassend dokumentiert: Von der initialen Konzeption bis zur endgültigen Preisgestaltung werden sämtliche Dokumente in der digitalen Produktakte zusammengeführt.

Produktions-/ Fertigungsakte

Produktions-/ Fertigungsakte

Die Fertigungsakte, auch bekannt als digitale Produktionsakte, fungiert zur vollständigen Dokumentation eines Produktionsablaufs. Sie beinhaltet sämtliche Unterlagen, die im Verlauf der Fertigung entstehen.

Projektakte

Projektakte

Sorgen Sie dafür, dass Sie stets den Überblick über sämtliche Dokumente, E-Mails und Informationen im Rahmen Ihres Projekts behalten. Dies gewährleistet maximale Transparenz über alle Prozesse und ermöglicht es Teammitgliedern, jederzeit und von überall auf alle relevanten Unterlagen zuzugreifen.

Versicherungsakte

Versicherungsakte

Behalten Sie den Überblick über Ihre Versicherungen, sei es Haftpflicht, Brandschutz oder Rechtsschutz. Die digitale Versicherungsakte ordnet sämtliche Unterlagen rund um Ihren Versicherungsschutz.

Vertragsakte

Vertragsakte

Verträge und die dazugehörigen Notizen sind dank der digitalen Vertragsakte jederzeit für autorisierte Nutzer zugänglich.

Kundenakte

Kundenakte

Die digitale Kundenakte umfasst sämtliche Unterlagen, die sich auf einen Kunden beziehen.

Factsheet zur
digitalen Akte

Digitales Dokumentenmanagement einfach erklärt. Ihr Sprungbrett in die Digitalisierung.

Kontakt aufnehmen, um Facetsheet zu erhalten

×




Wir begleiten Sie zum zukünftigen Arbeiten mit digitalen Akten

Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin!
Es warten maßgeschneiderte Lösungen auf Sie.
Beratung buchen

Oder rufen Sie uns direkt an.

Jetzt anrufen

Weitere Lösungen