Elektronische
Eingangsrechnungs-verarbeitung

Verarbeiten Sie Ihre Rechnungen immer noch manuell? Dann verbringen Sie wahrscheinlich noch einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit mit Aufgaben wie: einsammeln, kopieren, drucken, sortieren, hinterhertelefonieren, korrigieren, warten, abheften. Damit ist jetzt Schluss! Setzen Sie mit der digitalen Rechnungsverarbeitung auf automtisierte Abläufe.

Automatische Erfassung und Zuordnung Ihrer Belege – effizient, zielgerichtet und digital

Von der Erfassung der Rechnung bis zur Verbuchung und Archivierung im digitalen System wird der gesamte Prozess umfassend dargestellt. Dabei ist es irrelevant, ob die Rechnung in digitaler Form per E-Mail oder auf Papier eingeht. Die Rechnung durchläuft virtuell alle relevanten Abteilungen im Unternehmen.

Elektronische ERV.
DER PROZESS.

1. Rechnungseingang
1. Rechnungseingang

Eingang und Import der Dateien sind über flexible Quellen möglich.
Papierbelege werden gescannt, um sie als PDF-Dateien zu digitalisieren und zu importieren. Wenn eine Rechnung in digitaler Form, wie beispielsweise als X-Rechnung oder im ZUGFeRD-Format, per E-Mail eingeht, erfolgt die automatische Übertragung in die Software. Dies kann manuell oder über automatisierte Import-Schnittstellen (z.B. E-Mail Postfächer) erfolgen.

Papierbelege

Scannen

Digitale Dokumente

Import Schnittstelle

2. Rechnungsleser
2. Rechnungsleser

Im nächsten Schritt erfolgt die Erfassung, Auslesung und Klassifizierung der eingegangenen Rechnung durch die Software. Der Inhalt der Rechnung wird mithilfe von OCR-Technologie (Texterkennung) erfasst, um Kopf- und Fußdaten zu identifizieren. Diese werden dann mit den zuvor festgelegten Stammdaten abgeglichen. Erfassungsraten werden kontinuierlich durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) optimiert.

OCR- Texterkennung

Abgleich mit ERP-Stammdaten

Erkennung von Schlüsselattributen

Auslesen von Kopf- und Positionsdaten

3. Workflow
3. Workflow

Der digitale Freigabe-Workflow kann Ihren spezifischen Anforderungen entsprechend angepasst werden, ebenso wie die Bedingungen für jeden einzelnen Schritt, einschließlich der Prüfschritte. Sie haben die Möglichkeit, Freigabeprozesse gemäß Ihren eigenen Regeln zu gestalten.

maßgeschneiderter Workflow

4. Archiv (ECM/DMS)
4. Archiv (ECM/DMS)

Verbuchte Rechnungen werden zuverlässig und revisionssicher in einem digitalen Archiv gespeichert.
Sie sind jederzeit und von überall aus zugänglich. Der Zugriff auf diese archivierten Rechnungen wird durch individuelle Berechtigungsstrukturen kontrolliert, um die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff für autorisierte Benutzer.

5. Drittsystem (ERP/Finance)
5. Drittsystem (ERP/Finance)

Nach Abschluss des Prüf- und Freigabeprozesses werden die Belegdaten übertragen und die Abwicklung der Rechnungen erfolgt nahtlos in Ihrem bevorzugten System. Dafür werden Schnittstellen zu den führenden ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssystemen bereitgestellt. Durch die Integration eines Dokumentenmanagement-Systems können Rechnungen zusätzlich in der digitalen Akte mit dem Status „erledigt“ versehen werden. Dies ermöglicht eine transparente Übersicht über alle bearbeiteten und bezahlten Rechnungen in Ihrem Unternehmen sowie spezifische Informationen zu Rechnungen eines bestimmten Lieferanten.

Vorteile der
elektronischen
Eingangsrechnungs-verarbeitung.

Wirtschaftlich, transparent, global einsetzbar, zeitsparend.
  • Schnelle und intelligente Suche mit mehr Transparenz
  • Leichtes Controlling und hohe Auskunftsfähigkeit
  • Reduzierung der Liege- und Durchlaufzeiten von Rechnungen
  • Maßgeschneiderte Lösung
  • Realisierung von Skontoeffekten und schnelle Monats-/Jahresabschlüsse
  • Senkung der Vorgangskosten
  • Rechnungen werden schnell und fehlerfrei erfasst
  • Nahtlose Integration in Bestandssysteme (ERP, FiBu, WaWi) durch intelligente Schnittstellen
  • Protokollierung und Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
  • Flexibler Import über Eingangskanäle – Einhaltung der Vorgaben nach ZUGFeRD und GoBD
  • Gewährleistung der Sicherheit durch ein Rechtesystem

Sicher und
Transparent
Arbeiten.

Intelligente Rechnungserkennung, Workflow und Schnittstellenmanagement.

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